Sådan organiseres papirarbejde

Papirarbejde - arbejde med dokumenter og dokumentationssupport til styring i denne bestemte organisation, der styres af GOST R 51141-98 "Papirarbejde og arkivering. Betingelser og definitioner." Organisering af kontorarbejde er organisering af registrering, opbevaring og brug af indgående, udgående og interne dokumenter i virksomhedens aktuelle aktiviteter.

Brugsanvisning

1

Når du organiserer gejstligt arbejde, skal du afgøre, om din virksomhed, organisation, territorielt fjerntliggende enheder eller filialer har nogen, tage dette faktum i betragtning og overveje en mekanisme til at interagere med disse enheder. Det gejstlige system i dem skal være identisk med hovedkontoret for at undgå problemer under registrering og papirarbejde.

2

Tænk over, hvilken af ​​de eksisterende former for papirarbejde, du vil bruge: centraliseret, blandet eller decentraliseret. Deres valg bestemmer strukturen for virksomheden (om den har geografisk fjerntliggende enheder) og det tekniske udstyr til kontoradministrationstjenesten. Hvis denne service er lille og ikke teknisk leveret, overføres en del af dens funktioner til enheder. I dette tilfælde foregår blandet papirarbejde. I tilfælde af at denne service er udstyret med alt det nødvendige personale, hardware og software, vil denne form for journalføring blive centraliseret.

3

I en strukturel enhed skal du vælge en særlig bemandningsenhed, der udfører papirarbejde. Hvis dette ikke er muligt, skal du udnævne en anden medarbejder, der vil kombinere udførelsen af ​​sine vigtigste opgaver med funktionen som kontorist.

4

Bestemm antallet og nomenklaturen på sager, som vil omfatte alle indgående, udgående og interne dokumenter. Hvis dette er dokumenter fra en højere (forældre) organisation, forelægges de til lederen til behandling; dokumenter fra underordnede organisationer skal forelægges til behandling til den vicechef, der er ansvarlig for at arbejde sammen med dem. Følgelig appeller fra borgere - til den stedfortræder, der er overdraget pligten til at arbejde med befolkningen.

5

Når du har identificeret korrespondentcirklen, skal du oprette en klassifikator, som du straks kan bestemme, hvilken korrespondentgruppe dette dokument tilhører. Tildel for eksempel kode 01 til offentlige myndigheder, kode 02 til breve fra en højere organisation, kode 03 for leverandører, kode 04 for kunder osv. Dette vil hjælpe med at strømline bevægelsen af ​​dokumenter i organisationen.

6

Bestem i hvilken form arbejdsgangen skal udføres - i magasin eller kort. Begge former implementeres i særlige elektroniske dokumenthåndteringsprogrammer. Hvis du stadig ikke kan købe et sådant program, skal du bruge elektroniske tidsskrifter for registrering af dokumenter; de kan udføres i Excel.