Sådan strømline leveringskontrakter

Virksomhedens dokumentation skal holdes i orden. Så du let kan finde den rigtige kontrakt for levering af varer blandt andre forretningsdokumenter, er det værd at oprette en separat hylde eller mappe til dem. Men ikke kun det. Selve kontrakterne skal også strømline.

Brugsanvisning

1

Saml alle de kontrakter, du vil sætte ordre på, og evaluer dem. Vær opmærksom på, hvor ofte de er afsluttet, og med hvilke partnere. Dette hjælper dig med at vælge en måde at klassificere dokumenter på.

2

Hvis der er mange partnere, er en måde at arrangere kontrakterne på datoen for deres indgåelse mere passende. I tilfælde af, at kontrakterne i en lang periode indgås med de samme virksomheder, kan de grupperes i en separat kategori (mappe) af modparter. Og i nogle tilfælde er det nok at blot arrangere aftalerne i alfabetisk rækkefølge med navnene på partnerselskaberne.

3

Uanset hvilken metode du vælger, så glem ikke, at voluminøse mapper er meget besværlige at bruge. Gennemgå kontrakterne, og fjern dem fra den fælles bunke, der er udløbet. Opret en separat mappe til dem. Sådanne kontrakter anvendes oftest kun fra sag til sag, i det daglige arbejde er de ikke påkrævet.

4

Når man arrangerer kontrakter i kronologisk rækkefølge, skal man overholde de generelle principper for vedligeholdelse og opbevaring af dokumentation. I de mapper, der ofte bruges, findes nyligt indgåede kontrakter øverst. Nedenfor er dokumenter med en tidligere frist. Tværtimod, når den arkiveres i arkivet, skal den første være på toppen, og den sidste kontrakt indgået nedenfor.

5

Brug markører, etiketter, bogmærker og andre kontorartikler til visuelt at adskille en kategori fra en anden. Sørg for, at disse afgrænsere tydeligt fremhæves i mappen. Dette vil i høj grad lette søgningen efter de nødvendige dokumenter.

6

Når alle kontrakter om levering af varer er lagt i en mappe på en passende måde, skal du sørge for at udarbejde et register over dokumenter. Tag det på omslaget, eller læg det i en mappe oven på alle kontrakter. Efterlad tomme linjer i registreringsdatabasen. Når du indsætter en ny kontrakt, skal du indtaste oplysninger om den i registret.